Als men een aantal interviews heeft afgenomen kan elk interview worden uitgeschreven tot een stuk tekst. Protocolanalyse is een methode om uit deze geschreven teksten een algemeen beeld te schetsen. De methode is ook goed bruikbaar bij de analyse van de open antwoorden in vragenlijsten.

In protocolanalyse worden de volgende stappen onderscheiden:

• 1. Schrijf alle gegevens uit

Deze eerste stap levert een geschreven tekst op. Deze tekst vormt het uitgangspunt van de analyse. Het hoeft niet een mooi en netjes lopend verhaal te zijn. Als men interviews heeft afgenomen blijkt dat veel gesproken zinnen niet volgens de regels van geschreven tekst lopen. Verder zal het opvallen dat sommige mensen de neiging hebben om te praten in oneindige zinnen: er lijkt geen einde aan te komen, de spreker kan geen punt achter een zin zetten en blijft maar doorpraten, totdat de onderzoeker ingrijpt en een nieuwe vraag stelt.
Bij observaties bestaan de teksten soms alleen uit steekwoorden. De observator moet dit eerst uitwerken tot een ruwe tekst. Hij moet zich herinneren wat er bij het opschrijven van dat steekwoord allemaal in zijn gedachten was, en dat verhaal uitwerken.

• 2. Wis de irrelevante informatie

Gewoonlijk zal niet alle opgeschreven tekst te maken hebben met het onderzoeksonderwerp. Het is aan de onderzoeker om te bepalen wat wel en wat niet relevant is. Van sommige tekststukken is dat wel duidelijk (bijvoorbeeld: “wilt u nog koffie?”), maar van andere is dat veel moeilijker. Het is voorstelbaar dat een respondent een voorbeeld geeft om zijn betoog te ondersteunen. Dat de respondent een voorbeeld gebruikt is waarschijnlijk wel belangrijk, maar dit hoeft meestal niet in alle geuren en kleuren vermeld te worden. De onderzoeker staat nu voor de keuze: 1) de hele tekst zo laten staan, 2) de hele tekst over het voorbeeld weglaten, of 3) aangeven dat de respondent een voorbeeld gebruikt en het voorbeeld kort weergeven.
      De macht van de onderzoeker bestaat uit het toelaten of weglaten van onderzoekseenheden. Het uitsluiten van onderzoekseenheden mag niet naar willekeur gebeuren. Wat dat betreft verwijzen we graag naar wat we gaan zeggen over ongeoorloofde uitval en non-respons onderzoek.

• 3. Splits de tekst op in fragmenten

Nadat de irrelevante informatie uit de tekst is weggelaten, kan men beginnen met het opdelen van de hele tekst in fragmenten. Het liefst wil men per zin één onderwerp aan bod laten komen. Zeer lange zinnen worden daarom in tweeën of in drieën geknipt. Ook zinnen waarin twee of meer onderwerpen aan bod komen worden uit elkaar gehaald en in twee of meer zinnen opgedeeld. Een student die bijvoorbeeld gevraagd wordt naar wat hij belangrijk vindt in zijn studenten-kamer, kan melden dat hij een grote woonkamer, een eigen badkamer en een telefoonaansluiting belangrijk vindt. Een dergelijke zin kan de onderzoeker dan het beste opdelen in drie gelijkluidende zinnen.

• 4. Label ieder fragment

Nadat de tekst uiteen is gerafeld in fragmenten, zet men een trefwoord boven het betreffende tekstfragment, of ernaast in de kantlijn. Welke trefwoorden er gebruikt worden, is afhankelijk van het onderwerp van onderzoek. Het trefwoord moet bij voorkeur het gestelde in het fragment in één woord typeren. De onderzoeker moet zoveel mogelijk ‘data-driven’ te werk gaan. Daarmee bedoelt men dat hij probeert vanuit de tekst een trefwoord  te vinden, en niet probeert bij trefwoorden bijbehorende tekst te zoeken.
      Tijdens open interviews en tijdens observaties komen onderwerpen vaak op diverse plaatsen aan de orde. Dit betekent dat bij een en dezelfde respondent dezelfde trefwoorden meerdere keren kunnen voorkomen.

• 5. Orden de labels

Nu alle tekstfragmenten een eigen label hebben gekregen, brengt men een ordening aan. Op een schoon blaadje zet men helemaal links bovenaan het onderwerp van studie. Daaronder plaatst men alle trefwoorden uit alle interviews of geanalyseerde tekstfragmenten. Het is meestal niet prettig leesbaar als alle onderwerpen in een willekeurige volgorde worden behandeld. Daarom probeert men de trefwoorden in een logische volgorde te plaatsen of samen te nemen in een cluster en plaatst een overkoepelende term erboven. Een tekstverwerker is dan uitermate handig om de trefwoorden te verplaatsen zonder de oude uit te gummen of door te strepen. De uiteindelijke vorm lijkt sterk op een boomdiagram of op een inhoudsopgave van een boek. Deze werkwijze leidt ertoe dat men de bevindingen opdeelt in hoofdstukken, paragrafen, sub-paragrafen en mogelijk zelfs kopjes boven de alinea’s.

Voor alle duidelijkheid, het ordenen van de labels doet men voor alle respondenten. Dat sommige respondenten niets gezegd hebben over een bepaald onderwerp / trefwoord doet er niet toe.

• 6. Verplaats de tekstfragmenten onder de labels

Tenslotte verplaatst men alle tekstfragmenten naar het document met de labels, waarbij elk tekstfragment onder het betreffende label komt te staan. Als een respondent op meerdere plaatsen iets over een onderwerp / trefwoord heeft gezegd, komen al deze fragmenten van die ene respondent bij elkaar te staan.

Gewoonlijk zullen er meerdere respondenten in het onderzoek ondervraagd zijn. Dat maakt op zich niets uit. Men plaatst van alle respondenten alle tekstfragmenten over dat ene trefwoord bij elkaar. Om het onderscheid tussen de respondenten duidelijk te houden, is het zinvol boven het fragment of in de kantlijn de naam van de respondent of een respondentnummer te noteren.

Het is mogelijk dat tekstfragmenten niet goed onder een bepaald label vallen. Deze worden dan helemaal achteraan geplaatst onder het kopje losse opmerkingen. Misschien komen ze later nog terug door de fragmenten ergens op te nemen in de tekst, maar het is ook goed mogelijk dat men ze later alsnog definitief weglaat. Men kan ze ook laten staan onder het kopje ‘losse opmerkingen’, omdat ze op de een of ander manier toch wel interessant en/of relevant zijn.

• 7. Herschrijf de tekst

Nu men van alle respondenten de gegevens over één onderwerp / trefwoord bijelkaar heeft staan, kan men de meningen van de respondenten samenvoegen of tegen elkaar afzetten. Men kan aangeven hoeveel respondenten het met elkaar eens zijn, of aangeven hoever de meningen uit elkaar liggen. Het is heel gemakkelijk om een mening te illustreren door de letterlijke woorden van een respondent aan te halen. Daarbij moet worden voorkomen dat de respondent met naam en toenaam herkenbaar wordt. Ook voor dit soort gegevens geldt dat de anonimiteit gewaarborgd moet zijn.

Tot slot nog een waarschuwing. In deze fase maakt men vooral een leesbare tekst. Men moet er echter voor oppassen dat het leesbaar maken niet de inhoud beïnvloedt.