Wekelijks krijgt het MOA Expertise Center vragen binnen van aangesloten partners. De aard van de vragen is zeer verschillend. Voor het beantwoorden van de vragen worden interne en externe experts ingeschakeld. Er zijn doorgaans geen kosten aan verbonden. Dit keer gaan we in op het Payrollbedrijf, geheimhouding en verwerkersovereenkomst. De vragen: Bij een Onderzoeksbureau worden werknemers aangesteld via een payrollbedrijf en zij verwerken persoonsgegevens, dient dat payrollbedrijf dan ook te worden opgenomen in de verwerkersovereenkomst aangezien deze werknemers niet bij ons onder contract staan? Hebben payrollers dezelfde geheimhoudingsplicht als de werknemers die op de payroll staan van het onderzoekbureau? En moet er een verwerkersovereenkomst worden opgemaakt?

Antwoord:

Payrolling als dienstverlening betekent niet alleen het uit handen geven van de loon- en personeelsadministratie. De Payroller wordt juridisch werkgever. Dat betekent in de terminologie van de Avg dat het Payroller als Verwerkingsverantwoordelijke wordt gezien, immers de medewerker is daar formeel in dienst.

Het marktonderzoekbureeau dat de Payroller inschakelt sluit met de Payroller een overeenkomst payrolling dienstverlening. Daarin wordt opgenomen dat de Payroller met de medewerker, die te werk wordt gesteld bij het marktonderzoeksbureau, algemene geheimhouding overeenkomt ten aanzien van de gegevens waar de medewerker bij het marktonderzoekbureau over beschikt. Dus niet alleen over de Payroller maar ook over het marktonderzoekbureau en de klantgegevens etc van het marktonderzoekbureau. Vraag aan de Payroller wel even om te laten zien wat er wordt getekend door de medewerker. Door de overeenkomst (tussen Payroller en Marktonderzoekbureau) wordt de Payroller verplicht de medewerker die te werk wordt gesteld bij het marktonderzoekbureau een geheimhouding te laten tekenen die ook de (persoons)gegevens van het marktonderzoekbureau betreft.

Marktonderzoekbureau ontvangt van de Payroller voor haar files en als bewijs, een afschrift van de getekende geheimhouding van de medewerker. Als het geheimhoudingsdocument alleen in de administratie van de Payroller zou zijn vastgelegd dan kan er een bewijsprobleem zijn als de Payroller om wat voor reden dan ook niet wil meewerken, wanneer het Marktonderzoekbureau al dan niet via de rechter de geheimhouding moet afdwingen bij de medewerker. De andere optie is om de medewerker een geheimhouding te laten tekenen van het Marktonderzoekbureau waar hij/zij werkt. Maar wat als de medewerker niet wil tekenen? Het Marktonderzoekbureau heeft geen enkele mogelijkheid om dat af te dwingen. Daarom zou je het zoveel mogelijk bij de Payroller moeten neerleggen, immers daar is een gezagsverhouding en die heeft een grondslag (arbeidsovereenkomst) om persoonsgegevens te verwerken. Pas wanneer het marktonderzoeksbureau persoonsgegevens zou verwerken voor de Payroller dan is het nodig om een verwerkersoveenkomst op te stellen. Hoe het wordt ingericht, het gaat om de bewijsbaarheid of de medewerker een geheimhoudingsverklaring heeft ondertekend en wat onder die verklaring valt, (persoons)gegevens van Payroller en Marktonderzoekbureau.

Mocht de medewerker zijn geheimhouding schaden dan is het vanuit een werkgeverschap (Payroller in dit geval) makkelijker om dit aan te pakken. En voor het marktonderzoekbureau is het interessanter om de Payroller aan te spreken dan een medewerker (die via de Payroller werkt voor het marktonderzoekbureau).