Bijna dagelijks ontvangt de MOA vragen van aangesloten partners. Het beantwoorden van de vragen gebeurt door experts van binnen en buiten de MOA. Dit keer de vraag: Mag HR gegevens van medewerkers gebruiken voor statistisch onderzoek?

Als er een ondernemingsraad/medezeggenschap is, dan is altijd instemming noodzakelijk bij het verwerken van personeelsgegevens t.b.v. statistisch onderzoek. Zie https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/werk-uitkering/ondernemingsraad

Vervolgens moet er getoetst worden of er sprake is van statistisch onderzoek:

Definitie Statistisch onderzoek:

Statistisch onderzoek: betreft iedere vorm van dataverzameling, zowel kwantitatief als kwalitatief, en ongeacht de methode van de dataverzameling zoals online, face-to-face of telefonisch en welke op geaggregeerd niveau wordt gerapporteerd. In de Rapportage zullen alleen uitspraken worden gedaan over doelgroepen of populaties op anoniem niveau, tenzij met Toestemming van de Respondent. 

Casus:

Een werkgever wil onderzoeken wat de relatie is tussen het werkvermogen van de medewerker en de productiviteit en ziekteverzuim van medewerkers.
Werkvermogen is onderzocht via een vragenlijst die de medewerker heeft ingevuld. Over de frequentie en duur beschikt werkgever zelf informatie; over oorzaken beschikt werkgever over een geabstraheerde rapportage van de arbodienst. 

Antwoord:

In het kader van statistisch onderzoek, zoals in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, is het van belang dat in de rapportage alleen anonieme geaggregeerde gegevens worden opgenomen. En voorts is het niet toegestaan om de uitkomst van statistisch onderzoek en de persoonsgegevens te gebruiken als ondersteunend materiaal voor maatregelen of beslissingen die een bepaalde natuurlijke persoon betreffen. Indien in een rapportage een persoon geïdentificeerd kan worden is er GEEN sprake van statistisch onderzoek. Als uit het statistisch onderzoek blijkt dat werknemers met bepaalde kenmerken vaker ziek zijn dan andeere werknemers, die die kenmerken niet hebben, dan mag deze informatie niet op individueel niveau naar c.q. tegen een werknemer gebruikt worden. Het onderzoek onder de gehele populatie is doorgaans wel een statistische onderzoek, indien het resultaat geaggregeerd en anoniem gerapporteerd wordt. Artikel 89 Avg geeft ook aan dat je z.s.m. moet pseudonimiseren als dat kan tijdens de analyse. Dus niet op het laatste moment pseudonimiseren en anonimiseren.